Proses Follow Up
Tingkat keberhasilan suatu tugas sebagian besar tergantung pada seberapa banyak perhatian atau dedikasi telah dibayarkan untuk mendapatkannya. Proses follow up yang efektif adalah senjata utama seorang merchandiser untuk mengelola tanggung jawab penugasannya. Dalam kegiatan merchandiser di pabrik garmen sebagian besar melakukan semua tugas mereka melalui proses follow up yang tepat. Follow up adalah monitor yang kuat, niat, kontrol dan perhatian yang tinggi untuk menemukan masalah & bekerja secara bersamaan untuk mendapatkan solusi yang lebih baik. Follow up yang berkelanjutan adalah tugas umum bagi merchandiser untuk berkoordinasi di antara unit produksi. Follow up dan pelaporan yang kuat jelas membantu seseorang untuk mencapai tenggat waktu yang akan memastikan pertumbuhan bisnis pabrik garmen.
Hal hal penting yang perlu diperhatikan adalah unsur manusia manusia yaitu perilaku, nilai-nilai sosial, tren dan hambatan untuk membuat proses follow up efektif. Merchandiser harus sadar bahwa beberapa jenis kendala yang mungkin timbul selama proses kerja dan penugasan dan mengatasinya dengan hati-hati.
Pentingnya proses follow up
Berikut tiga jenis aspek yang mungkin muncul selama proses kerja yang dapat memperlambat target Merchandiser dan menghambat pertumbuhan bisnis.
Merchandiser harus memperhatikan penanganan aspek kendala melalui proses follow up. Dengan cara ini, aspek lain dapat diambil tindakan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan.
Aspek Ekonomi
Keterlibatan uang merupakan faktor besar yang menyebabkan keterlambatan. Sebelum mengambil pesanan atau pengambilan keputusan, merchandiser harus menghitung biaya proyek terlebih dahulu dan harus menunjukkan kepada manajemen berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu. Merchandiser harus sadar untuk membuat costing dan berusaha menghindari kerugian. Merchandiser harus menginformasikan kepada manajemen lebih awal untuk pengadaan peralatan baru jika membutuhkan penyelesaian tugas tugas jika tidak maka akan menimbulkan masalah.
Aspek Teknis
Terkadang manajemen dan pembeli(buyer) gagal memahami batasan Teknis. Jadi, Penjual harus mengumpulkan pengetahuan yang baik tentang proses menjahit, kesalahan kualitas, studi waktu, dll. untuk menjelaskan akar penyebab masalah dengan jelas di antara semuanya. Pengetahuan teknis yang baik dapat membuat mereka aman dari gangguan yang tidak diinginkan dan memperlancar proses kerja mereka.
Aspek Manusia
Pedagang harus menyadari hambatan di atas karena sebagian besar waktu ini sebagian besar bertanggung jawab atas semua jenis penundaan. Tapi menyesal untuk mengatakan bahwa kadang-kadang merchandiser gagal untuk menyadari situasi sebenarnya dan mencoba untuk menyelesaikan pekerjaan entah bagaimana. Meskipun dapat disebutkan bahwa mengendalikan manusia adalah salah satu tugas terberat di dunia, tetapi kita harus mencoba tingkat upaya terbaik kita. Jika orang yang ditugaskan tidak menjadi sadar untuk menyelesaikan tugas khusus mereka di pabrik, dalam hal ini, tidak perlu menunggu untuk mengambil risiko. Merchandiser harus meminta manajemen untuk mengganti tenaga kerja.
Tujuan utama dari proses follow up
1. Mengurangi waktu siklus
2. Mengurangi beban kerja
3. Mempercepat pengembangan sampel dan pesanan massal
4. Menghindari waktu tunggu & penundaan yang tidak perlu
5. Pengurangan jarak perjalanan manusia dan bahan
6. Mengurangi biaya yang tidak perlu
7. Kurangi sisa bahan(sampah)
Proses follow up yang efektif
Proses Follow up merupakan kegiatan umum dalam merchandising
Berikut adalah Proses follow up yang efektif di bagian merchandising di pabrik garmen
1. Pemantauan & kontrol: Pabrik garmen adalah industri berbasis tenaga kerja(industri padat karya). Merchandiser harus mengendalikan situasi apa pun yang muncul melalui komunikasi & pemantauan.
2. Studi waktu / Analisis pekerjaan: Ini akan membantu meminimalkan waktu kerja. Pada awalnya, lakukan pemisahan tugas untuk meminimalkan beban kerja.
3. Pengingat(Alarm) yang sering: Merchandiser harus menangani banyak tugas sekaligus dalam satu waktu. Jadi mereka harus menyimpan buku catatan atau file excel untuk sering diingatkan. Saat ini beberapa aplikasi tertentu dapat membantu Anda mengingatkan tugas atau janji temu melalui perangkat seluler. Ini akan fokus pada respons cepat bahwa tugas mungkin tidak macet di suatu tempat dari suatu proses.
4. Zooming & pergi ke ujung line: Ada perbedaan yang jauh antara asumsi dan kenyataan. Terkadang akan sangat sulit untuk mencapai target karena kerancuan informasi. Jadi merchandiser harus sadar dari awal di ujung line sebanyak mungkin untuk klarifikasi masalah dan mencoba untuk mewujudkan kenyataan melalui zooming.
5. Lampiran email: Penjual harus menerima konfirmasi email selama proses eksekusi pesanan antara komunikasi pembeli, pabrik atau pemasok. Jaga kontinuitas email dan file terlampir jika tidak, akan ada kemungkinan penolakan dari pabrik atau pemasok(Suplayer).
6. Tampilan kalender & umpan kalender: Buat waktu dan rencana tindakan yang tepat untuk mencapai tenggat waktu jika tidak, Anda akan tergelincir dari jalur Anda sendiri.
7. Pertahankan hal-hal yang nyata: Kejujuran adalah kebijakan terbaik. Jujur pada diri sendiri dan juga orang lain. Tetap bersikap profesional dengan semua orang selama bertransaksi.
8. Tanggapan dan deteksi: Terkadang pemasok atau pabrik mungkin tidak berminat untuk memberikan umpan balik atau tanggapan yang tepat tepat waktu melalui surat atau percakapan telepon. Dalam hal ini, Anda harus sadar dan sering mengetuk untuk mendapatkan umpan balik yang akurat. Konsentrasi dan dedikasi yang mendalam pada tugas yang diberikan dapat membantu Anda melepaskan diri dari rintangan ini.
9. Skenario terburuk: Terkadang beberapa masalah teknis yang tidak pasti mungkin muncul yang tidak dapat dihapus atau diprediksi sebelumnya. Jadi pedagang harus menjaga alternatif setidaknya dua cara yang mungkin untuk menghadapi bencana seperti itu. Misalkan jika entah bagaimana sampel ditolak setelah membuatnya maka pedagang harus menyimpan cukup kain atau mengumpulkan kain baru dengan cepat untuk membuat ulang sampel.
10. Review: Merchandiser harus membuat beberapa macam file excel untuk melakukan pembelian, biaya atau untuk dipresentasikan dalam rapat. Jadi mereka harus meninjau file mereka untuk mengurangi kesalahan.
Kesimpulan mengenai proses follow up
Jadi merchandiser harus selalu menyimpan buku catatan untuk membuat to-do list. Selain itu, mereka juga memelihara file excel untuk membuat pelaporan yang bermanfaat dan proses follow up. Singkatnya, kita dapat mengatakan merchandising adalah tentang praktik untuk tetap berhubungan dengan orang-orang dengan follow up yang tepat, dapat mengurangi kerepotan tak terduga serta membuang-buang waktu melalui jadwal & rencana tindakan. Jika proses flow up yang efektif di departemen merchandising di lakukan maka tenggat waktu yang ditentukan oleh pelanggan dapat dipenuhi dengan mudah.