Tugas umum dari PPIC di Pabrik garmen adalah menerima order dari bagian merchandising kemudian memastikan order tersebut bisa diselesaikan sehingga bisa melakukan pengiriman kepada pembeli (buyer) tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang sudah di buat pada saat melakukan pemesanan. Kedengarannya memang sangat simpel namun pada kenyataannya, tidak sesimple definisinya fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab peruPPIC.
Beberapa perusahaan bisa saja memiliki gaya manajemen production planning yang berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini mungkin tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya adalah untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut., Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .
Seorang PPIC di pabrik garmen tidak selalu dapat memenuhi rencana produksi setiap saat . Sebab meskipun sudah berusaha semaksimal mungkin untuk menjalankan dan mengontrol rencana produksi tetapi terkadang tetap saja terjadi hal yang mengejutkan di akhir shipmen.
Karena bekerja sebagai PPIC memang merupakan pekerjaan yang cukup menantang.
Tantangan Departemen PPIC di pabrik garmen
Departemen PPIC dari unit produksi garmen bertanggung jawab atas pengiriman tepat waktu.
Umumnya pengiriman dikirim melalui laut karena merupakan jalur transportasi termurah tetapi jika pengiriman tertunda dan tidak dapat dikirim melalui laut, akan dikirim melalui udara dengan biaya dari pabrik. Meskipun sangat mahal dan mempengaruhi profitabilitas organisasi dengan buruk tetapi harus dilakukan untuk menghindari pembatalan pesanan.
Jika insiden ini terulang akan dapat menyebabkan hilangnya klien atau pelanggan yang berharga. Masalah apapun dalam PPIC dapat menyebabkan rangkaian kejadian tidak menyenangkan yang mempengaruhi jadwal pengiriman pesanan selanjutnya. Dengan demikian pengendalian produksi harus dilihat sebagai fungsi yang tidak dapat dipisahkan dari perencanaan produksi.
Pada artikel kali ini kita akan membahas berbagai tantangan dalam Perencanaan Produksi dan Pengendalian Produksi dalam pembuatan pakaian di pabrik garmen.
*Penundaan dalam Sumber Bahan Baku dan persetujuan
*Penundaan dalam Persetujuan Sampel
*Penundaan Produksi
*Merekam dan mengkomunikasikan data yang salah
*Gpemeriksaan Pemeriksaan Mutu Akhir
1. Penundaan dalam Pengadaan dan Persetujuan Bahan Baku
Bahan baku harus dibeli oleh pabrik jauh-jauh hari untuk mengakomodasi waktu yang dibutuhkan dalam inspeksi dan pengujian seperti yang diarahkan oleh pembeli. Sebuah rencana harus mempertimbangkan skenario terburuk ketika bahan baku yang dibeli gagal dalam pengujian dan pembeli tidak bersedia menerima anomali tersebut.
Dalam kasus seperti itu, harus ada cukup waktu untuk mengganti bahan mentah tanpa mempengaruhi operasi selanjutnya.
2. Penundaan dalam Persetujuan Sampel
Pentingnya sampel tidak dapat dirusak karena pembeli sangat mengikuti proses tersebut. Pembeli tidak akan menerima produk jika sampel pada tahap mana pun gagal. Umumnya produsen garmen memulai produksi setelah sampel / sampel Segel Emas mendapat persetujuan.
Jika persetujuan sampel tertunda maka akan menyebabkan keterlambatan produksi. Pabrik mendirikan departemen pengambilan sampel terpisah untuk menangani pengambilan sampel secara efektif. Merchandiser bertanggung jawab atas persetujuan sampel yang tepat waktu. Seorang PPIC di pabrik garmen harus memperhatikan persetujuan(approval) sampel.
3. Penundaan Produksi
Produksi dapat tertunda karena banyak keadaan yang tidak terduga
Pemogokan Buruh: Demontrasi buruh membuat produksi bisa berhenti total.
Kerusakan Mesin:kerusakan mesin yang tidak segera mampu di tindak lanjuti membuat produksi menjadi terhambat
Operasi kritis memperlambat efisiensi: Beberapa bagian proses menjahit yang sulit harus mendapatkan perhatian khusus dan pastikan put dari proses ini mencukupi sesuai target yang di harapkan.
Ketidakhadiran:ketidak hadiran karyawan akan sangat menghambat proses produksi apalagi kalo yang tidak hadir bagian proses yang sulit ini akan membuat target turun drastis.karena operator pengganti tidak selalu bisa menguasai pekerjaannya seperti halnya operator yang asli.
Bencana alam:Ketika ada bencana alam kegiatan produksi akan mendadak terhenti sehingga planning yg di rencanakan tiba tiba berubah menjadi kacau.
Produksi terhenti karena masalah kualitas: kualitas menjahit yang buruk akan membuat hasil produksi yang rendah bahkan terkadang bisa mengakibatkan produksi terhenti dalam melakukan perbaikan sistem produksi.
Material belum siap:matrial yang datang terlambat dan juga membuat produksi tidak bisa di mulai tepat waktu.
PPIC di pabrik garmen harus menyiapkan beberapa penopang untuk menyesuaikan penundaan. Jika penundaan sangat penting, PPIC harus mengambil tindakan cepat dan membuat amandemen yang diperlukan untuk memastikan bahwa rencana produksi tetap dapat dijalankan.
4. Merekam dan Mengkomunikasikan Data yang Salah
Dengan perencanaan yang tepat, bencana dapat dicegah. Tapi masalah sederhana bisa merusak jika muncul tiba-tiba. Pencatatan data produksi yang salah demi menggelembungkan angka produksi untuk menghindari kemarahan manajemen dapat mengakibatkan bencana yang lebih besar lagi.
Pabrik harus menggunakan sistem pelaporan produksi yang kuat dan tidak dapat diubah-ubah karena semua keputusan akan didasarkan pada data saja.
Pabrik yang berbeda mengikuti sistem yang berbeda untuk merekam data baik secara manual maupun elektronik. Pencatatan data yang efektif akan membantu dalam perencanaan yang efektif.
5. Gagal Melakukan Pemeriksaan QA Akhir
Setelah pengiriman siap, itu ditawarkan kepada pembeli QA untuk diperiksa. Inspeksi dilakukan berdasarkan standar AQL seperti yang ditentukan oleh pembeli. Jika suatu pengiriman gagal dalam pemeriksaan, maka akan dilakukan pemeriksaan ulang dan ditawarkan kepada pembeli setelah memperbaiki masalah kualitas. Proses ini akan berlanjut sampai pembeli menyetujui pengiriman. Penyaringan ulang kiriman sangat membosankan.
Sebagian besar waktu penyaringan ulang mungkin melibatkan membuka potongan yang dikemas dan menyempurnakan pakaian. Pengerjaan ulang di mana saja dan kapan saja dalam produksi menyebabkan pemborosan yang dapat dihindari dengan melakukan pekerjaan yang benar untuk pertama kali. Ini dapat menunda pengiriman dan bahkan dapat menyebabkan pengiriman udara yang sebagian besar merupakan biaya manufaktur.
Kesimpulan
Seorang PPIC di pabrik garmen harus memiliki waktu cut off 3-7 hari untuk melanjutkan produksi pesanan jika pesanan produksi (PO) telah menyelesaikan semua persetujuan pra-produksi yang diperlukan dan bahan bakunya ada di dalam perusahaan.
Sebuah proses dapat dirancang dimana merchandiser harus memberikan sertifikat produksi PO yang memverifikasi semua persetujuan yang diperlukan dan persyaratan material kepada perencana sehingga dia dapat menjadwalkan produksi. Perencana Produksi harus memiliki jaringan perakit yang baik sehingga beberapa pesanan dapat dialihdayakan untuk menjaga kelancaran rencana produksi.
